6 langkah untuk merancang yang berkesan

Untuk tujuan jangka panjang, anda memerlukan rancangan bertahun-tahun, untuk tujuan jangka pendek - rancangan suku tahunan, dan untuk tujuan semasa - bulanan, mingguan, setiap hari. Apa yang benar-benar penting semasa merancang? Berikut adalah 6 langkah terpenting untuk merancang yang berjaya.

Pakar pengurusan masa menasihatkan bahawa semasa merancang urusan semasa, lakukan dalam perspektif seminggu, kerana minggu ini memberikan konteks yang lebih luas untuk aktiviti kita. Dan apa yang perlu dipertimbangkan semasa mengatur tugas?

Melalui papan masa, anda akan dapati bahawa anda tidak perlu melakukan semuanya! Maka anda akan mengetahui kegembiraan menikmati masa lapang. Kejayaan peribadi dan profesional kita banyak bergantung pada bagaimana kita mengatur masa kita. Kami memilih cara kami membelanjakannya sendiri, kami juga menanggung akibat keputusan ini. Untuk menguruskan diri kita dari masa ke masa, mari ikuti pepatah Stephen R. Covey: "Daripada berfokus pada melakukan perkara yang betul, anda harus memusatkan perhatian anda untuk melakukan perkara yang betul." Keputusan kami mengenai penggunaan masa dipengaruhi oleh dua kriteria - urgensi dan kepentingan. Kita sering memberikan kepentingan kepada terlalu banyak tugas. Tetapi keutamaan yang tepat adalah untuk merealisasikan apa yang terbaik dalam hierarki nilai kita, bukan hanya bertindak balas terhadap perkara yang mendesak. Bagaimana membezakannya antara satu sama lain? Urgensi adalah kriteria yang berkaitan dengan masa, pentingnya matlamat kita. Alat praktikal yang menunjukkan skop aktiviti dan membantu mengenal pasti perkara yang benar-benar penting adalah papan waktu. Syarat yang paling penting untuk tindakan dan perancangan yang berkesan adalah memusatkan perhatian pada kuadran II dan sekaligus menghilangkan banyak aktiviti dari I dan III, dan mengabaikan kuadran IV.

Penting

Jadual waktu: kuadran I.

Ia merangkumi kedua-dua perkara penting dan mendesak. Ini adalah "pengurusan krisis" - aktiviti yang penting dan penting. Pada suku ini, kami berusaha dan menggunakan pengetahuan kami untuk bertindak balas terhadap banyak situasi dan menghadapi cabaran. Kita tidak boleh mengabaikan perkara-perkara ini.

Jadual waktu: kuadran II

Ia merangkumi perkara penting tetapi tidak mendesak. Ini adalah suku "berkualiti tinggi" di mana kita menguruskan diri kita sendiri: kita membuat rancangan jangka panjang, menjangkakan masalah dan mencegahnya, mengembangkan kemampuan kita, menjana semula, menghabiskan masa dengan orang tersayang. Semakin banyak masa yang kita habiskan pada suku ini, semakin banyak keupayaan kita untuk bertindak meningkat. Mengabaikan aktiviti di dalamnya melebarkan kuadran I, yang akhirnya memakan kita, menyebabkan tekanan dan keletihan.

Jadual waktu: kuadran III

Terdapat perkara mendesak di dalamnya, tetapi tidak penting. Ini adalah seperempat khayalan, kerana keributan tentang apa yang mendesak dapat menimbulkan ilusi penting. Dalam kuadran ini, kita melakukan tindakan yang terkini, tetapi penting bagi orang lain, kita memenuhi harapan orang lain, memikirkan bahawa kita berada di kuadran I.

Jadual waktu: kuadran IV

Ini bukan perkara mendesak dan tidak penting. Dengan meminimumkan masa yang dihabiskan pada suku ini, kita akan memperoleh masa untuk perkara-perkara yang sangat penting.

1. Perancangan yang berkesan: fikirkan visi dan misi anda

Apabila anda mula merancang aktiviti anda, fikirkan apa yang paling penting dalam hidup anda. Fikirkan tentang visi anda, apa yang anda mahu lakukan, peraturan yang anda ikuti (kompas!). Sejauh yang kelihatan, sangat penting kerana kepercayaan anda mempengaruhi tujuan yang anda tetapkan untuk diri anda sendiri, keputusan yang anda buat dan bagaimana anda menghabiskan masa anda.

Refleksi terhadap misi seseorang adalah syarat penting untuk bertindak mengikut apa yang penting, kerana mempunyai pengaruh yang kuat terhadap pelaksanaan aktiviti selebihnya yang ditugaskan pada suku II. Sekiranya kepercayaan hidup anda adalah pengembangan peribadi, bersama keluarga, menemui nilai-nilai kehidupan atau aktiviti sosial, maka dengan mengembalikannya dari semasa ke semasa, anda akan membuat perkara-perkara yang paling penting dicetak dalam ingatan anda. Misi akan membuat kerangka di mana anda akan membuat keputusan pada peringkat perancangan seterusnya.

2. Perancangan yang berkesan: tentukan peranan anda

Peranan adalah simbol tugas, hubungan dengan orang, aktiviti untuk kepentingan masyarakat. Definisi mereka yang jelas mewujudkan struktur semula jadi yang membolehkan kita mengekalkan keseimbangan. Peranan yang anda mainkan berdasarkan misi anda. Senaraikan peranan anda di sehelai kertas (mis. Isteri, ibu, pelajar, pengurus, pengarah, ahli kelab sukan). Penyelidikan menunjukkan bahawa muncul dalam lebih dari tujuh tidak berkesan, jadi cuba menggabungkan fungsi tertentu, misalnya.Mengenal pasti peranan hidup membantu anda melihat kehidupan secara keseluruhan - anda dapat melihat bahawa ia bukan hanya bekerja atau keluarga, tetapi semuanya bersama-sama. Semasa anda menggambarkan peranan anda, anda akan melihat perkara "penting tetapi tidak mendesak" (kuadran II) yang biasanya tidak diendahkan. Sebagai tambahan kepada peranan, tambahkan "mengasah gergaji" ke jadual mingguan. Tenaga inilah yang harus kita gunakan untuk menyempurnakan kemahiran kita dalam empat dimensi asas kehidupan - fizikal, sosial, intelektual dan spiritual. Diserap dalam "menggergaji" (memperoleh hasil), kita lupa untuk "mengasah gergaji" (menjaga atau mengembangkan kemampuan untuk mencapai hasil di masa depan). Sekiranya, misalnya, kita tidak bermain sukan (fizikal sphere), kita tidak mengembangkan pengetahuan (social sphere), kita tidak mengikuti perkembangan terbaru dalam industri kita (sphere intelektual) atau kita tidak tahu apa yang penting bagi kita dalam kehidupan (spiritual sphere), kita mungkin "menjadi tumpul Oleh ketidakseimbangan.

3. Perancangan Berkesan: Pilih matlamat untuk setiap peranan

Pertimbangkan apa yang paling penting yang dapat anda lakukan dalam setiap peranan minggu ini untuk mencapai hasil yang positif. Apa yang penting, misalnya sebagai isteri, suami, ibu bapa, pekerja? Semasa mencari aktiviti, gunakan kompas, bukan jam tangan, dan fokus pada perkara yang penting, bukan yang mendesak. Ini boleh, misalnya, berkencan dengan suami, lebih banyak masa untuk anak, mengumpulkan maklumat mengenai kursus membaca pantas, meditasi. Tetapkan satu atau dua matlamat untuk setiap peranan.

4. Perancangan yang berkesan: belajar membuat keputusan

Untuk menterjemahkan matlamat suku II menjadi rancangan tindakan, anda mesti belajar membuat keputusan yang tepat sepanjang minggu. Kami sering mencuba mencari masa untuk aktiviti "penting" di kawasan I dan III, yang sudah penuh dengan aktiviti. Kami membuang diri dari satu kes ke kes yang lain, mempercayakannya kepada orang lain, menangguhkannya, dengan harapan dapat mencari masa untuk perkara yang paling penting. Tetapi - seperti yang ditulis oleh Stephen R. Covey - " intinya bukan untuk mengutamakan rancangan, tetapi untuk merancang keutamaan." Bayangkan balang lebar di mana anda meletakkan batu besar. Walaupun balang itu dipenuhi batu, tidak penuh, anda boleh menaburkan kerikil ke celah. Tetapi sebenarnya, balang itu masih belum penuh - anda boleh menambah pasir dan akhirnya air. Sasaran kami pada suku II adalah "batu besar". Sekiranya kita pertama kali menangani perkara lain - air, pasir dan kerikil, dan kemudian ingin memasukkan batu besar ke dalam rancangan, usaha kita akan sia-sia. Tetapi jika kita tahu benda-benda mana yang merupakan batu besar dan menyelesaikannya sebelum orang lain, kita akan melihat berapa banyak yang dapat kita capai dan berapa banyak air, pasir dan kerikil yang ada di tempat kosong. Kami akan mencapai apa yang kami anggap penting, dan pada masa yang sama kami akan "menyesuaikan" aktiviti lain dengan sewajarnya.

5. Perancangan yang berkesan: susun setiap hari

Tugas harian anda adalah melakukan perkara yang paling penting terlebih dahulu, walaupun keadaan dan cabaran yang tidak dijangka berlaku pada masa itu. Kadang-kadang anda akan berjaya melaksanakan rancangan, di lain masa anda harus mengubahnya, tetapi semasa membuat keputusan, bergantung pada petunjuk kompas dalaman anda. Untuk meletakkan perkara yang paling penting terlebih dahulu, pada waktu pagi:

BAYANGKAN KURSUS HARI INI - kaji jadual mingguan, cari kedudukan anda, lihat hari ini dalam konteks 7 hari. Ini akan membantu anda bertindak balas dengan betul terhadap situasi yang tidak dijangka.

TETAPKAN PRIORITI - tandakan aktiviti anda dengan simbol suku I dan II - berkat ini, anda akan memastikan bahawa perkara suku III tidak sesuai dengan jadual anda. Sekiranya keutamaan lebih lanjut diperlukan, tandakan aktiviti kuarters I dan II dengan lebih terperinci (mis. Dengan bulatan).

Tentukan MASA DAN WAKTU TUGAS - asingkan masa yang betul-betul waktunya daripada yang boleh dilaksanakan pada bila-bila masa sepanjang hari. Tuliskan had masa untuk aktiviti tertentu.

6. Perancangan yang berkesan: menilai keberkesanan anda

Pada akhir minggu, fikirkan tentang tujuan apa yang anda capai, cabaran apa yang anda hadapi, keputusan apa yang harus dibuat, dan apakah perkara yang paling penting didahulukan ketika membuat pilihan. Ringkasan mingguan membantu anda untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama, ini membolehkan anda menjadi lebih berkesan pada minggu-minggu berikutnya.